海外に来ると、様々な場面で様々な書類の呈示を求められる。
- パスポート。これは当然でしょう。ユニバーサルな身分証明証。
パスポートは必ずスキャンして、そのプリントアウトもしておく。紛失時には発行の手間が圧倒的に簡略化されることだろう。また、旅券番号だけが必要な場合のために、付箋にメモをして、それをペンに巻きつけてテープで固定すると、ペンを見ながら旅券番号を記入できる。ただし近年はimmigration cardがどんどん廃止されているので、旅券番号だけが必要となるシチュエーションは、航空券の予約時などに限られるだろう。
- e-チケット。個人的にはプリントアウトしないといけないというシチュエーションに陥ったことはない。タブレットやパソコンにpdfとして入っていれば十分だろう。
以下の3つはあまり役に立たない。なんなら日本の金庫に置いてきてもいいくらいだ。
- 学生証。日本のものはだいたい日本語で書かれてあって、studentshipの完全な証明にはならない。
- 免許証。誕生日・発行日を昭和やら平成で書かれても、海外では役に立たない。
- 保険証。そもそも日本で享受できるサービスを保証するものであって、海外ではほぼ論外。
とくにクリティカルなのは、生年月日。日本人は顔が可愛いからなのか、年齢認証を求められることも、多々ある。お酒を買う時とか。その際、パスポートのコピーがあると便利だ。
研究者は、他にも次のような書類を持参する、あるいはスキャンしておくことが大変望ましい。僕は学生なので学生の場合のそれが中心だ。
- 在学証明書 studentship。国際学生証を持っていれば別なのだけど、これがないと本当に現在、日本で大学に通っているのか証明できない。だいたの大学は英語でも発行してくれる（はずな）ので、あらかじめ発行してスキャンしておく。実際、これを提出したら学会参加の学割が受けられた。*1
- 卒業証明書 diploma。これがないと、本当に過去に自分がマスターを取得したのか、証明できなかった。発行してスキャンしておく。学位取得証明書や見込証明書も、タイミング次第ではスキャンして保存しておくとよいだろう。
- 交付内定通知・決定通知書 proof/copy of fund。案外これが盲点で、自分が本当に日本で科研費をもらいながら研究している立場なのか、証明ができなかった。これは僕は大学の事務の方にお願いしたら、スキャンして送って頂けた（感謝！）。予めスキャンしておく。ちなみにたぶん、英語版は発行されないので、どうしても日本語のものを提出することになる（未確認；いずれにせよ僕は日本語版で押し切った）。
上の3つは、実際に大学側に提出を求められたものだ。もちろん、evernoteやdropboxに入れることで、ラップトップが盗まれたりした場合にも対処できるようにしておくことは忘れずに。
追記
あと、curriculum vitae（CV）も準備しておくとよい。
*1:なお、在学証明書は九大の場合、生年月日もプリントしてくれる。
