すべての文責は僕にあります。
幹事の役割
僕はこれまで、数え切れないくらい飲み会の幹事などを務めてきました*1。
- 好きなお店を選んで、好きな食べ物を食べられる
- 人同士のつながりを促進できる
- そもそも、参加者全員とやりとりできる
- お店の人に挨拶したり御礼をしたりというやりとりもできる
- 最終的に気持ち良く帰宅できる
というメリットがあるからです。その意味では、ボランティアではあっても、利己的な考えに基づいています。
しかし飲み会といえば頻繁に起こるのが、土壇場での（そして時として予告のない）キャンセル、通称ドタキャンです。 これは、幹事にとって非常に心苦しいばかりでなく、時として損失をもたらしますし、それをカバーするために他の来場者にも迷惑をかけてしまうことがあります。
その理由から、僕はドタキャンに関して非常にストリクトなポリシーを持っていました。とにかく、ドタキャンした人からは問答無用で、会費を徴収する。じゃないと僕の身がもたないし、差額で生じた赤を本人以外が賄うことには、まったく道理がないからです。たとえ鬼と呼ばれようとも嫌われようとも、それは僕には関係ない。それくらいの理念を持っています。
それでもそもそも、徴収するのは心苦しい
「来なかったよね。でもお金払ってね」と言うのは、たとえば、キャンセルの理由が風邪だったりした場合、とても心苦しいのです。その意味で、上で述べた事情以上に、僕は“悪者”に徹する必要があるということになります。
団体幹事と合意形成
でも、幹事がぼく個人ならばそれでよくても、幹事を団体で行なっている場合は、事情がすこし違ってきます。ストリクトなドタキャンポリシーは、他の幹事に対してもさらに、心苦しさを与えてしまう可能性があるためです。そして、その後の、つまり将来のドタキャン事情についても話し合って決めることが理に適っているためです。
もっとも重要なポイント：僕らは無報酬で幹事をやっています。
それでも僕は、しっかり強調したいことがあります。ぼくはお金を受け取りながら幹事をすることはしません。ボランティアでやります。もっと端的に言えば、無報酬でやっています。ボランティアという単語に潜む、「好きでやっているんだろう」という概念は捨て去りましょう。無報酬。これが列記とした事実です。
決して、時間もお金もプラスにはなりません。無報酬です。会を開くために、さまざまな手配をせねばなりません。交渉だってします。大きなお金を立て替えることもあります。
そうした無報酬の幹事は、辞めるという選択肢を簡単にとることができます。だって、無報酬どころか、赤になると、それはもうモチベーションが下がる理由として尤もですから。そしてそれは、会の存続自体を不可能にします。会には20人以上の参加が見込まれることもあるわけですから、数人の（軽い気持ちの）ドタキャンで生じた赤が、20人以上の集まりを一気に崩壊させるポテンシャルがあるのです。
ドタキャンは無礼な行ないである
「行くの面倒くさい」とか「忘れていた」とかいう理由でドタキャンが起こることも有り得ます。僕は、特定の（よくある）事象から相手の背景を推論するようなことをして、相手にラベルを貼り付けることは好まない性質なのですが、断言します。ドタキャンはその人以外のすべての人に対する無礼です。敬意がありません。
幹事へのねぎらいは簡単にできる
実はぼくが、会合の幹事を務めて最も、はかりしれぬ喜びと幸せを感じられるのは、参加した人たちから「幹事ありがとう」、「お疲れ様」と労われることです。（とは言っても、ぼくは「むしろ来てくれてありがとう」、「楽しんでやってるから」と返すことでしょう。でもこうしたやりとりが起こることって、素敵なことではありませんか？）そして幹事のひとたちはそうした、敬意あふれる方たちとは、また遊びたいな、話したいな、と感じてしまうことでしょう。
個人レベルでもその通り
会合はもちろん、より小さな集まりでも、上の話は同等です。何人いようが関係ありません。会合のサイズが大きいから、1人抜けても効果は小さい？いいえ、そんなことは絶対にありません。
まとめ
- メールでも電話でもいいです。早めにキャンセルを教えてください。予定を入れたのならすぐカレンダーに書き込んで、忘れないでください。
- ぼくら幹事のエフォートを、評価してくれとはいいません。それでも、絶対に過小評価しないでください。
- 会の成立は、人々の交流に必要不可欠です。幹事の方にねぎらいや御礼の言葉をかけるのって、そんなに難しいことではありません。幹事の僕に「御礼を言え」とは決して、地球の公転の向きが変わってもいいません。それでも、他の幹事の方への敬意を忘れないでください。
- せっかく人の輪を広げるために、会合に参加するのです。素敵なつながり方を目指したいです。
